Via een taak kun je een rapport automatisch laten versturen naar een groep gebruikers. Dit kan met zowel een overzicht als een budgetmatrix.

Ga hiervoor naar Bestand > Systeembeheer > Taken, hier kun je een nieuwe taak aanmaken om het rapport te laten verzenden. Je kunt hierbij kiezen voor type Overzicht voor het versturen van een overzicht of Budgetmatrix voor het versturen van een budgetmatrix.

Een voorwaarde om een rapport te kunnen versturen is dat er geen vragen in het rapport staan die beantwoord moeten worden, zoals een vraag over de periode of een voorwaarde in de selecties zoals afdelingen of personen.

Instellingen van de taak:
Type – Dit is het type van de taak. Kies hier dus Overzicht of Budgetmatrix.

Instellen – Bij de bovenste button “Instellen” kun je een e-mailadres opgeven naar wie het rapport verzonden moet worden. Wanneer dit e-mailadres niet bekend is in TimEnterprise, gaat Tim er vanuit dat deze gebruiker alles mag zien.

Naam – De naam van de van de taak

Rapportage – Kies hier het rapport wat je wilt versturen per e-mail.

Herhaling / Instellen – In dit instellingenscherm kun je aangeven hoe vaak het rapport verzonden moet worden. Wanneer hier geen frequentie wordt ingesteld wordt de taak eenmalig uitgevoerd.

Omschrijving ­– Geef hier eventueel een omschrijving van de taak.

Via het tabblad “Perspectief” kun je gebruikers kiezen die het rapport ontvangen. Tim stuurt dan het rapport vanuit het perspectief van die gebruiker. Een afdelingshoofd dus met de rechten over een betreffende afdeling of een projectleider over zijn project(en).