Om verlof te kunnen berekenen in Tim moet er aan een aantal voorwaarden voldaan worden zodat je daadwerkelijk het verlof krijgt waar je ook recht op hebt. Dit zijn een hoop instellingen en vinkjes die op de juiste plek aan (of juist uit) moeten staan.

Verlof wordt altijd over een periode van een jaar gerekend en onderstaand genoemde punten zijn dus geldig voor minimaal een deel van dat jaar. Als basis geldt het volgende voor een medewerker:

• Medewerker heeft een criterium (waar een afdeling aan gekoppeld is)
• Medewerker heeft een afdelingslidmaatschap op dezelfde afdeling als het criterium
• Medewerker is lid van een cao-regel van type “definitie van voltijdcontract”
• Medewerker is lid van (minimaal) een cao-regel van type “wettelijk verlof” of “bovenwettelijk verlof”
• Medewerker heeft een productdeelname op product(en) die gekoppeld is/zijn aan de bovengenoemde cao-regels

Omdat je te helpen bij bovenstaande is er een rapport wat aangeeft als een van bovenstaande punten inconsistent is ingericht. Daarnaast wordt er op nog een paar andere punten gecontroleerd. Het rapport is een overzicht van soort “Controle CAO/Verlofinrichting”.

Op het tabblad opties is er de mogelijkheid voor om het vinkje “Alle registraties” aan of uit te zetten en die is voor het grootte van het rapport van belang.

Het rapport kent namelijk 2 opties:

• Alle registraties tonen uit: Dan wordt de inrichting van de database gecontroleerd, maar worden de tijdsregistraties niet meegenomen.
• Alle registraties tonen aan: Met deze optie wordt zowel de inrichting gecontroleerd als een check op alle tijdsregistraties gedaan en of deze voldoen aan alle voorwaarden. Deze optie is kost veel meer tijd om uit te voeren en dus om het rapport te laten draaien.

Controle overzicht als uitzonderingsrapport
Het controle-overzicht is een uitzonderingsrapport, dat betekent dat alleen de inconsistenties getoond worden en dat je dus eigenlijk wil dat je rapport altijd leeg is.

Nadat je de controle de eerste keer hebt uitgevoerd, kun je het rapport periodiek door Tim laten toesturen door middel van een taak. Zo weet je altijd op tijd of er nog iets niet goed staat.

Welke meldingen kunnen er allemaal in het rapport voorkomen?
In het rapport worden per onderwerp de meldingen getoond, deze kunnen binnen dit onderwerp weer verschillende oorzaken hebben.

Mutaties

Oorzaak (zoals getoond in rapport)	Uitleg
Afdeling niet gevonden	Bij deze mutatie mist een afdeling.
Ongeldige CAO-regel (CAO regel selectie)	Medewerker is niet lid van deze cao-regel.
Ongeldige CAO-regel (Afdelingslidmaatschap)	Medewerker heeft geen geldig afdelingslidmaatschap voor de afdeling in de mutatie.
Ongeldige CAO-regel (Productdeelname)	Medewerker heeft geen productdeelname voor het product gekoppeld aan deze cao-regel.
Ongeldige CAO-regel (CAO regel periode)	De datum van de mutatie ligt buiten de geldige periode van deze cao-regel.

Criteria

Oorzaak (zoals getoond in rapport)	Uitleg
Geen bijbehorend afdelingslidmaatschap gevonden (XX-XX-XXXX ~)	Medewerker heeft een criterium, maar voor de getoonde periode geen bijbehorend afdelingslidmaatschap voor diezelfde periode.
Geen bijbehorend afdelingslidmaatschap gevonden (XX-XX-XXXX ~ XX-XX-XXXX)	Medewerker heeft een criterium, maar voor de getoonde periode geen bijbehorend afdelingslidmaatschap voor diezelfde periode.

CAO regel parameter

Oorzaak (zoals getoond in rapport)	Uitleg
Ontbrekende geboortedatum	Medewerker is lid van een cao-regel waarbij verlof leeftijdsgebonden is, maar er is bij deze medewerker geen geboortedatum ingevuld.
Ontbrekende in dienst datum	Medewerker is lid van een cao-regel waarbij verlof gebonden is aan het aantal dienstjaren, maar er is bij deze medewerker geen in dienst datum ingevuld.

Voltijd regels

Oorzaak (zoals getoond in rapport)	Uitleg
Overlappende voltijdregels	Een medewerker mag in een periode slechts van één voltijdregel lid zijn. Wanneer er op een moment meerdere voltijdregels zijn, wordt dit getoond in het rapport.

CAO regels

Oorzaak (zoals getoond in rapport)	Uitleg
Ontbrekende productdeelname	Medewerker is lid van de cao-regel maar heeft geen productdeelname op het product wat bij deze cao-regel hoort.

Handmatige budgetten
Handmatige budgetten worden alleen getoond wanneer zij gekoppeld zijn aan verlofproducten.

Oorzaak (zoals getoond in rapport)	Uitleg
Handmatig budget wordt afgeraden	Voor deze medewerker is er een handmatig budget gevonden. Maak voor deze medewerker een budget aan via de cao-module. Is er geen berekening nodig, doe het dan door middel van een mutatie.
Geen bijbehorend afdelingslidmaatschap	Voor dit handmatige budget is geen bijbehorend afdelingslidmaatschap gevonden.
Geen productdeelname	Voor deze medewerker is er geen productdeelname voor het product waar het handmatige budget aan gekoppeld is.

Tijdregistratie
Tijdregistraties worden alleen getoond wanneer zij gekoppeld zijn aan verlofproducten.

Oorzaak (zoals getoond in rapport)	Uitleg
Geen bijbehorende afdelingslidmaatschappen	Medewerker is niet lid van de afdeling op het moment van de tijdregistratie.
Realisatie zonder budget	Medewerker heeft geen budget voor dit product maar wel een realisatie (d.m.v. deze tijdregistratie).
Tijdregistraties zijn niet geanalyseerd omdat de optie “Alle registraties” niet is geactiveerd.	Wanneer het vinkje uit staat bij “Alle tijdregistraties” wordt dit getoond in het rapport. Zo weet je dat er dus geen controle heeft plaatsgevonden op de tijdregistraties.