Duurzamer werken door digitaliseren

Case study: Bestuursdienst Ommen-Hardenberg

Lees je liever de PDF versie of bekijk je liever de video?

Bij veel gemeenten verlopen processen nog op de klassieke manier: via papieren werkbonnen, tekeningen en urenbriefjes. Tegelijkertijd is de roep om duurzamer te werken urgenter dan ooit. Zo ook op de afdeling Openbaar Gebied in een van de grootste gebieden van Nederland: de gemeenten Ommen en Hardenberg. Daar ging men recent op zoek naar een passende, moderne oplossing. Digitalisering bood het antwoord.

In de top 10 van Nederland

De Bestuursdienst Ommen-Hardenberg is een professionele organisatie waarin dagelijks ruim 600 medewerkers de gemeenten Ommen en Hardenberg adviseren en ondersteunen. De Bestuursdienst oefent alle gemeentelijke taken uit en verleent diensten aan de ruim 75.000 inwoners. Deze Vechtdalgemeenten zijn gelegen in het groene hart van Overijssel.

Onderdeel van de Bestuursdienst is de afdeling Openbaar Gebied. Deze afdeling is verantwoordelijk
voor het beheer van de openbare ruimte in de regio. Drie van de vier teams werken in de buitendienst
en werken dan ook mobiel. “De afdeling Openbaar Gebied verzorgt het hele areaal van Ommen en Hardenberg en dat is zo groot dat het tot de top 10 van Nederland behoort. Dat is flink wat werk,” aldus Elisabeth Friederichs.

Logo Ommen Hardenberg

“Bij de Bestuursdienst werken bevlogen mensen die hart hebben voor hun vak en die heel klantgericht zijn.”

Elisabeth Friederichs / Directeur van de Bestuursdienst

 

Voorop lopen

Verandering ontstaat niet altijd uit noodzaak. Toch was er bij de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg behoefte aan een nieuw systeem. De afdeling Openbaar Gebied werkte de afgelopen jaren met een systeem dat het totale proces van werkvoorbereiding, planning en urenverantwoording verzorgde. Daarbij werd gebruik gemaakt van papieren werkbonnen, tekeningen en urenbriefjes. Dat functioneerde redelijk goed, maar afdelingshoofd Dirk van Lenthe legt uit waarom er toch behoefte was aan een nieuw systeem: “Het systeem werkte goed, maar bleef natuurlijk een papieren versie. We willen als organisatie graag voorop lopen waar het kan. We wilden graag een digitale versie van het bestaande systeem. Er werd op het internet gezocht, er werd gekeken bij andere gemeenten en naar bestaande relatiepakketten.”

Ommen-Hardenberg had drie eisen waaraan het nieuwe systeem moest voldoen:

  1. De werkvoorraad moet goed inzichtelijk worden gemaakt
  2. Digitaal berichtenverkeer moet ontvangen kunnen worden door mensen die mobiel werken
  3. Een goede aansluiting op het tijdregistratiesystmeen

Beter en duurzamer

Voor teamleider Peter Reumer was de keuze voor Totalmobile een logische: “We kenden Aenova al. TimEnterprise gebruikten we namelijk al voor de urenregistratie.” Over de samenwerking met Aenova zegt Peter Reumer: “Aenova is een partner waar we graag zaken mee doen. Ze bieden een goede ondersteuning. Als we ze nodig hebben zijn ze er. Dat geeft vertrouwen en we zijn blij dat we deze keuze gemaakt hebben. Totalmobile konden we eenvoudig aan ons pakket toevoegen. Aenova heeft ons aan een totaaloplossing weten te helpen die zowel gestroomlijnd, gebruiksvriendelijk als digitaal is. De duurzaamheidsgedachte staat daarbij centraal. Met deze digitalisering besparen we op jaarbasis meer dan 260.000 velletjes papier. Dit scheelt niet alleen papier, maar ook heel veel uren arbeid. Alle urenbriefjes en werkbonnen hoeven namelijk niet meer handmatig overgenomen te worden in de back office systemen.”

Investeren in tijd

Een nieuwe oplossing in gebruik nemen kost veel tijd. Bij de overstap is het natuurlijk belangrijk om de juiste gegevens in het systeem te krijgen. Werkvoorbereider Gerlof Valk waakte ervoor dat alles wat voorheen handmatig gebeurde nu digitaal ook kan: “En daar zijn we in geslaagd”, zegt Gerlof.” Een hoop handmatige taken zijn nu vervangen of overbodig geworden en dat maakt het werk voor mijn collega’s op verschillende afdelingen en mijzelf veel makkelijker. Een goed voorbeeld zijn de tijdregistratieformulieren. Die werden handmatig ingevuld en mijn collega klopte die op de vrijdagen stuk voor stuk in. Die stap is nu overbodig, omdat ze direct via de iPad worden ingevoerd in het systeem.”

Overzicht en informatie

De digitalisering maakt het werk veel makkelijker. De wijkteammedewerkers krijgen de werkbonnen digitaal gepresenteerd op hun iPad. Naast de digitale werkbon is er de mogelijkheid om aanvullende informatie toe te voegen, zoals bijvoorbeeld een foto of plattegrond. En als de wijkteammedewerkers tijdens het werk dingen tegenkomen kunnen ze dat via de app heel snel terugkoppelen naar de uitvoerder. Peter Reumer licht toe welke voordelen de oplossing in de praktijk oplevert: “We hebben van de medewerkers precies in kaart gebracht wat hun competenties en diploma’s zijn. Zo weten we precies welke medewerkers welke taken kunnen doen. Ook weten we welke vervoermiddelen en andere hulpmiddelen waar beschikbaar zijn. Als er een klus is dan weten de collega’s van de werkvoorbereiding en planning dus precies welke medewerkers en hulpmiddelen zij in kunnen zetten. En al die informatie kunnen zij koppelen aan de taak van die klus. In Totalmobile geeft de medewerker vervolgens precies aan hoeveel tijd hij ermee bezig is geweest. Die uren worden dan ook meteen weer teruggekoppeld in het tijdregistratiesysteem TimEnterprise. Al die gegevens zijn digitaal en dat levert ons waardevolle managementinformatie op.”

Een nieuw systeem omarmen

Dirk van Lenthe vult vanuit zijn rol als afdelingshoofd aan: “Ik wil graag een systeem hebben dat mijn mensen werkbaar vinden. Als je geen draagvlak hebt ben je op voorhand bijna kansloos. Daarnaast is het voor mij belangrijk om de beschikking te hebben over goede managementinformatie. Daarmee kunnen we onze financiële middelen beter alloceren. Zo kunnen we mensen flexibeler inzetten: iets meer tijdens pieken en iets minder bij dalen.” Volgens Van Lenthe reageren medewerkers verschillend bij de introductie van iets nieuws. Sommige medewerkers zijn zo enthousiast dat zij vrijwel direct de interne ambassadeurs worden. Bij andere medewerkers is het iets lastiger: “En daar kun je alleen maar begrip voor hebben. Belangrijk bij die groep is om te laten zien hoe eenvoudig de oplossing is. Ik maak vaak de vergelijking met het plaatsen van een bestelling op bijvoorbeeld Marktplaats.nl. Als je dat kan, dan kun je dit zeker!” Maarten Vetker is planner en uitvoerder en bevestigt de eenvoud van het nieuwe systeem: “Het werk is veel makkelijker geworden, voor zowel mijn collega’s in het veld als voor mijzelf op kantoor. Zelfs mijn oudere collega’s die altijd alles op papier deden zijn snel gewend geraakt aan de nieuwe manier van werken.” Hij benadrukt dat hij zelf ook op een andere manier is gaan werken:

“Ik wil niet zeggen dat ik nu meer tijd overhoud, maar ik vul mijn tijd anders in. Ik bewaak de planning en gebruik het systeem om veranderingen door te voeren die zich tijdens de week aandienen. Bijvoorbeeld als er iemand ziek is en taken moeten worden overgedragen aan collega’s. Met een paar klikken is dat gebeurd.”

Tot slot

TimEnterprise en Totalmobile heeft de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg veel opgeleverd. De manier van werken is bewezen stukken duurzamer geworden. Elisabeth Friederichs concludeert:

“Wij zijn bij de bestuursdienst al een hele tijd bezig met het digitaliseren van allerlei processen. Het proces bij de afdeling Openbaar Gebied is een heel belangrijke. Allereerst omdat het enorm veel scheelt in de tijd van plannen en verantwoorden. Dit voorkomt een hoop ergernis bij de uitvoerders. En niet onbelangrijk: het scheelt bomen! Een belangrijk thema bij de bestuursdienst is duurzaamheid. En wij besparen met het mooie systeem maar liefst 35 bomen per jaar. “

Wil je meer weten over deze samenwerking? Bekijk dan onze video: