Acht redenen om tijdschrijven in acht te nemen.

Bij veel organisaties die overgaan op Resultaatgericht Werken (Het Nieuwe Werken zoals het ook wel genoemd wordt) of naar een Zelfsturende Organisatie, speelt de vraag of tijdregistratie hier nog wel bij hoort. Vaak liggen daar de volgende gedachten aan ten grondslag:

• Dat is toch niet meer van deze tijd?
• Dat gaat toch niet samen met resultaatgericht werken?
• Wij zijn een zelfsturende organisatie en daarin hoeft een medewerker toch niet te registreren waar hij/zij tijd aan besteed heeft?

Naar onze mening is urenregistratie niet per se gebonden aan de periode waarin we leven, maar heeft het alles te maken met de toegevoegde waarde die het oplevert. Voor de laatste twee vragen geldt dat het vooral een andere manier van werken is. De doelen, de uit te voeren taken, de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de organisatie blijven nagenoeg ongewijzigd.

Dat betekent dat je onder andere nog steeds wilt dat: projectbudgetten niet overschreden worden, je inzicht hebt in werkdruk, je verantwoording kan afleggen naar derden, je voldoet aan wet- en regelgeving, etc. Onderstaand worden verschillende onderwerpen belicht waarom organisaties (zouden moeten) blijven tijd registreren, bezien vanuit argumenten van klanten, onze mening en/of wet- en regelgeving.

Reden #1 Resultaatdoelen vaststellen en voortgang bewaken

Bij resultaatgericht werken stel je te behalen resultaten/doelen vast en word je beoordeeld op basis van de realisatie. Beloning vindt overigens nog altijd plaats op basis van contractueel te werken uren. Het aantal te werken uren bepalen voor een belangrijk deel de beschikbare capaciteit en vormen de basis van de reëel haalbare resultaten. Met het vastleggen van de beschikbare capaciteit, het verdelen van beschikbare uren over de resultaatdoelen en het vastleggen van de werkelijke uren kan je antwoord geven op relevante vragen zoals:

• Wat zijn op basis van beschikbare tijd en gemeten ervaringen reële resultaatafspraken?
• Wat zijn reële resultaatdoelen bij een wijzigend takenpakket/wijzigende omstandigheden?
• Zijn mijn resultaten gezien de voortgang in tijd nog haalbaar (zelfsturing)?
• Waar moet ik eventueel bijsturen al manager?
• Maakt iemand niet te veel uren om doelen te behalen met een kans op een burn-out?

Samenvattend: Plan-Do-Check-Act. Weinig mensen behalen namelijk hun doelen zonder inzicht in haalbaarheid en voortgang.

Reden #2 Wettelijke verplichting

De wettelijke verplichting is natuurlijk niet het meest charmante argument, maar wel degelijk een belangrijke.

Onlangs heeft het Europees Hof van Justitie een uitspraak gedaan rondom het vastleggen van de dagelijkse arbeidstijd. De uitspraak kwam neer op het volgende: ondernemingen zijn verplicht om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd. Dat is nodig om het per dag en per week gewerkte aantal uren inclusief overwerk te registreren en om te controleren of de minimale rusttijden in acht zijn genomen.

Daarop kwamen geregeld opmerkingen dat dit in Nederland niet hoeft omdat dat al ondervangen is in de Arbeidstijdenwet (ATW). Dat klopt. Ook in de ATW staat hetzelfde als het Europees Hof heeft geoordeeld. En wel in artikel 4.3 ATW Tijdregistratie is daarbij een goed en eenvoudig middel om te gebruiken en helpt je als organisatie om aan de wettelijke verplichting te voldoen. Een bijkomend voordeel is dat het een schat aan informatie biedt.

Reden #3 Werkdruk

Overspannenheid en burn-out zijn vaak stress/werkdruk gerelateerde ziektes en vormen arbeidsziekte nummer één in Nederland. Dit wil je allereerst uit menselijk oogpunt niet, maar vormt daarnaast ook nog eens een hoge kostenpost: een daling van het ziekteverzuim met 1% in een organisatie van 100 medewerkers kan leiden tot besparing van ca. €100.000,00 per jaar aan kosten die samenhangen met het ziekteverzuim.

Hoe meet je de werkdruk bij medewerkers? Hoe zorg je dat je hierin inzicht hebt voordat werkdruk te hoog wordt? Hoe maak je inzichtelijk waar de knelpunten zitten als een medewerker werkdruk ervaart, rekening houdend met het feit dat werkelijk bestede tijd en ervaren tijd kunnen verschillen (als iets leuk is, voelt de bestede tijd vaak korter dan de werkelijke tijd en minder leuke taken worden vaak ervaren als langer dan de werkelijke tijd)? Inzicht hebben in te tijdbesteding en het aantal gewerkte uren is daarbij een belangrijk hulpmiddel.

[button text=”informatie over hoe andere organisaties timenterprise hiervoor inzetten” style=”success” size=”medium” link=”#info”]

Reden #4 Verantwoording naar subsidieverstrekkers

Organisaties die subsidies ontvangen dienen verantwoording af te leggen over de kosten die zij voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten/projecten hebben gemaakt. Arbeidsuren maken doorgaans een belangrijk deel uit van de gemaakte kosten. Om de kosten van arbeid goed te kunnen onderbouwen moet inzichtelijk zijn hoeveel uren besteed zijn aan de gesubsidieerde activiteiten/projecten.

Hier hangen ook voorwaarden aan vast waar accountants steeds strenger op controleren. Zo moet er veelal sprake zijn van een sluitende urenregistratie, moeten de uren gefiatteerd worden en mogen de uren achteraf niet meer aanpasbaar zijn. Ook inzicht in de tijdigheid van de registratie en fiattering is steeds vaker een voorwaarde waar de accountant op controleert alvorens deze zijn/haar goedkeuring afgeeft.

Hiervoor is de beschikking over een “audit-trail” die in een logbestand exact vastlegt wie wanneer welke mutatie heeft uitgevoerd essentieel. Een goede tijdregistratie helpt u om uw subsidies zeker te stellen.

Reden #5 Verantwoording leges

In de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) staat sinds 1-1-2017 dat urenverantwoording niet meer noodzakelijk is, maar dat het wel wordt geadviseerd. In zekere zin geldt: begroting = werkelijk. Echter moet een overheidsorganisatie wel de begroting kunnen onderbouwen ten behoeve van legesbepaling.

Er zijn organisaties die ervoor kiezen om bij het opstellen van de begroting medewerkers een schatting van de sleutelverdeling te maken en dit als leidraad voor de begroting te maken. Er is dan echter vaak sprake van buikgevoel: tijdbeleving en in mindere mate van de feitelijke tijd. En hoe ga je dan de tijd feitelijk onderbouwen?

Met tijdregistratie heb je een degelijke onderbouwing waar achteraf geen discussie over bestaat. Dit zorgt voor een betere, volledigere en betrouwbaardere onderbouwing, die in de loop der jaren bewezen heeft een deugdelijke onderbouwing te zijn. Zo zal het de enorme verschillen in bouwleges (die in de media in september 2019 zijn geconstateerd) helpen verklaren.

Reden #6 Projecten

Het gebeurt maar al te vaak dat projecten over hun budget heen gaan. Het nieuws staat er vol mee. Uren maken hier een belangrijk deel van uit. Begroten op uren en capaciteit in combinatie met inzicht in de realisatie kan dit risico fors verkleinen:

• Maak beschikbare uren inzichtelijk. Door deze uren te verdelen over de projecten, neemt de capaciteit af en wordt de resterende capaciteit inzichtelijk. Dit voorkomt dat er meer projecten worden aangenomen dan dat er capaciteit beschikbaar is en daardoor een aantal projecten niet of slechts deels afkomen.
• Goede beoordeling en onderbouwing van eventuele benodigde externe ondersteuning.
• De projectleider kan monitoren of de uren van een project buiten budget dreigen te geraken en zo tijdig bijsturen.
• Voor zelfsturing moeten medewerkers inzicht te hebben in hun persoonlijke budget en realisatie. Zo kunnen zij indien nodig zelf tijdig aan de bel trekken.
• Lering trekken uit eerdere projecten om nog betere inschattingen te maken voor de toekomst.

Reden #7 Flexibiliteit

Flexibiliteit voor medewerkers en organisatie is een belangrijke factor. Het maakt je interessant als werkgever en het zorgt ervoor dat je beter kan inspelen op pieken in de werkzaamheden. Flexibiliteit bereik je doordat medewerkers flexibel met hun uren kunnen omgaan. Plusuren kunnen hierbij helpen. Dit zijn uren die je meer werkt in een periode dan je volgens afspraak zou werken. Deze kan je later compenseren. Het verschil tussen verantwoorde tijd en rooster zorgen voor plus- of min uren. Wat levert dit op?

• Een medewerker kan voor een betere werk-privé balans zorgen doordat deze zijn/haar tijd gemakkelijker kan indelen.
• Pieken in de werkzaamheden kan je beter opvangen zonder medewerkers over het jaar genomen te overvragen.
• Geen extra capaciteit aantrekken om de pieken op te vangen terwijl je gemiddeld over het jaar voldoende capaciteit hebt.

Vaak zijn organisaties bang voor “spaarpotjes” en het effect hiervan op de balans. Dat is een kwestie van sturen. Niet alleen hiervoor, maar zeker ook ter bescherming van de medewerker.

Reden #8 Inhuur

Steeds meer organisaties willen meer grip op hun kosten voor inhuur. Het is geen geheim dat de kosten voor inhuur binnen de overheid erg hoog zijn. Dat wil niet zeggen dat inhuur onnodig is. Want zeker voor tijdelijke opdrachten kan het zijn dat het in dienst nemen van personeel geen reële optie is. Als vooraf het beschikbare en het benodigde aantal uren inzichtelijk worden gemaakt, dan biedt dat een goede onderbouwing van de noodzaak van inhuur.

Als deze externe uren op basis daarvan zijn begroot, dan kunnen deze vergeleken worden met werkelijke uren. Zo kan inzichtelijk gemaakt worden of de uren van externen maar zeker ook die van eigen personeel binnen de gestelde budgetten blijven en kan tijdig worden bijgestuurd. Immers hoeft een overschrijding van de begrote externe uren niet per definitie aan de ingehuurde te liggen. Zodra de uren van inhuur gefiatteerd zijn en deze vergeleken worden met de gefactureerde uren, dan wordt het aantal foutieve facturen ook beperkt.

Zo kan tijdregistratie je als organisatie dus nog beter helpen.

[button text=”informatie over hoe andere organisaties timenterprise hiervoor inzetten” style=”success” size=”medium” link=”#info”]

[lightbox id=”info” width=”800px” padding=”20px”]
[ninja_forms id=1]
[/lightbox]