Reiskosten, het kost nu extra aandacht.

Reiskosten is een onderwerp waar veel organisaties nu extra mee te maken hebben. Sinds ons land in de ban van het COVID-19 virus is, komen er steeds meer vraagtekens bij het hoofdstuk reiskosten te staan. Wij denken hierin mee en geven graag een aantal tips hoe je dit kunt aanpakken in onze urenregistratie software, TimEnterprise. 

Reiskosten via tijdregistratie

Dit kan door een product aan te maken waarop aangegeven wordt dat je op locatie gewerkt hebt. Door middel van rapportages kunnen dan voor alle medewerkers het aantal keren op locatie gemakkelijk gefilterd worden.

Om de plus/minuren te corrigeren kan via het product de opbouw uitgezet worden of het kan gecorrigeerd worden met een negatieve mutatie.

Wat is zo handig aan deze manier:

• Geen extra modules nodig (basis / bpi)
• Gemakkelijk in te richten met extra product(en)

Waar moet je nog wel op letten: 

• Plus/minuren en het weekbriefje zijn wat minder duidelijk inzichtelijk voor de medewerker.

Het is ook mogelijk het in de rubrieken of bezigheden te verwerken. Bij een registratie geeft de medewerker dan aan op welke locatie de werkzaamheden zijn geweest. Ook hierover kan dan via een budgetmatrix gerapporteerd worden.

Wat is zo handig aan deze manier: 

• Geen extra modules nodig (basis / bpi).
• Gemakkelijk in te richten met de rubrieken / bezigheden.

Waar moet je nog wel op letten:

• Medewerkers moeten bij elke registratie aangeven wat de locatie van de werkzaamheden was.

Reiskosten & aanwezigheid via de aanwezigheidsregistratie

Wanneer gebruik gemaakt wordt van de aanwezigheidsregistratie in Tim, via een fysieke klok of software matig, kan heel gemakkelijk de locatie aangegeven worden.

Medewerkers geven per dag aan op welke locatie(s) ze hebben gewerkt door middel van de klokboeking. Over deze registraties kan gemakkelijk gerapporteerd worden voor de uitbetaling van de onkosten.

Groot voordeel van gebruik van de aanwezigheidsregistratie is dat ook de drukte gemonitord kan worden. Per locatie (dit kan een gebouw, maar bijvoorbeeld ook een afdeling zijn) kun je de maximale capaciteit weergeven en in de web & app kan elke medewerker dan precies zien of er nog wel of geen plek is. De widget “aanwezigheid per locatie” geeft hier goed inzicht in.

Wat is zo handig aan deze manier:

• Het biedt zuivere registratie omdat het los staat van de tijdsregistratie.
• Gemakkelijk locatie aangeven via de Web & App.

Waar moet je nog wel op letten: 

• Aanwezigheidsregistratie is vereist.

Reiskosten via de onkostenregistraties

Via de onkostenmodule van Tim kunnen reiskosten door de medewerker worden ingevoerd. De huidige onkostenmodule wordt al door diverse organisaties gebruikt om reiskosten te declareren, zoals kilometers (met evt. automatische berekening km -> €) of OV kaartjes.

De registratie gaat op dezelfde manier als uren in je weekbriefje. Invoer kan via Swing en/of Web & App.

Onkosten kunnen ook meegenomen worden in de financiële export, hiermee kun je waarborgen dat geëxporteerde gegevens niet nogmaals geëxporteerd worden.

Het handige van deze manier:

• Gemakkelijke invoer in onkostenbriefje.
• Er kunnen direct bonnen worden toegevoegd (in Web & App).
• Het biedt zuivere registratie omdat het los staat van de tijdsregistratie.
• De export is zuiver vanwege de financiële exportmethode.

Waar moet je nog wel op letten: 

• Onkostenmodule vereist.
  • Voor de export is ook de financiële export nodig.
• Medewerkers moeten de onkosten invoeren (dus iedere keer zelfde aantal km’s of zelfde OV registratie).

Reiskosten via de aanvragen in de jaarkalender

Het is mogelijk om thuiswerken of kantoorwerken als aanvraag te doen via Tim. Deze aanvraag wordt dan niet gekoppeld aan een product en komt dus ook geen tijdsregistratie in je weekbriefje terecht. Over de aanvragen kan met een budgetmatrix gerapporteerd worden.

Het handige van deze manier:

• Het kan gemakkelijk in de jaarkalender of via Web & App.

Waar moet je nog wel op letten: 

• Veel van onze klanten hebben het al, maar  de rooster & verlof module is vereist.

We helpen je graag op weg.

Het kost allemaal wat extra aandacht in deze tijd. Daarom denken we graag met je mee hoe je onze software kunt inzetten om het toch makkelijker te maken. Misschien pakken jullie het wel anders aan, dan horen we dat ook graag. Zo kunnen we van elkaar leren!

Voor vragen en/of opmerkingen over de reiskosten kun je via de onderstaande knop met ons contact opnemen. 

[button text=”over reiskosten praten” style=”success” size=”medium” link=”#contact”]

Aenova staat voor innovatie en wij zijn altijd druk bezig met het innoveren van onze software producten. Wij zijn daarom dan ook druk in gesprek met onze ontwikkelaars om een oplossing voor de reiskosten te implementeren. 

Wij houden je op de hoogte via LinkedIn of onze nieuwsbrief. 

[lightbox id=”contact” width=”800px” padding=”20px”]
[ninja_forms id=1]
[/lightbox]