De afdelingsstructuur in Tim kan meerdere niveaus bevatten. In al deze lagen kunnen deelnemers op de afdelingen zitten om hun tijd te registreren. Binnen Tim is het wenselijk dat tijdschrijvende afdelingsleden altijd op het laagste niveau zitten.
In bovenstaand voorbeeld houdt dat in dat er alleen medewerkers met een afdelingslidmaatschap (met tijdschrijven) op de subafdelingen zitten en niet op hoofdafdeling “Afdeling A”.
Waarom dit in Tim niet wenselijk is heeft te maken met de optellingen in de rapportages als je ook de hoofdniveaus toont. Als voorbeeld: Op Afdeling A heeft de manager een afdelingslidmaatschap en schrijft ook uren op deze afdeling.
De uren zijn als volgt geschreven:
- Manager op Afdeling A – 50 uur
- Subafdeling 1 – 40 uur
- Subafdeling 2 – 30 uur
- Subafdeling 3 – 60 uur
In een rapportage zou dit dan als volgt naar voren komen:
| Afdeling A | 180 uur |
| Subafdeling 1 | 40 uur |
| Subafdeling 2 | 30 uur |
| Subafdeling 3 | 60 uur |
De uren van de manager worden opgeteld bij het totaal van de subafdelingen, waardoor de rapportage een vertekend beeld geeft.
Hoe dit op te lossen in Tim?
Dit kunnen we oplossen door een extra laag aan te maken op het laagste niveau een extra team aan te maken voor de manager / teamleider:
In een rapportage zou dit dan als volgt naar voren komen:
| Afdeling A | 180 uur |
| Subafdeling 1 | 40 uur |
| Subafdeling 2 | 30 uur |
| Subafdeling 3 | 60 uur |
| Afdeling A – Management | 50 uur |
Het totaal van Afdeling A geeft de het totaal weer van de subafdelingen en de uren van de manager in totaal.
Wat als de afdelingsstructuur uit het HR-pakket wordt aangeleverd?
Wanneer er gebruik gemaakt wordt van een HR-koppeling wordt de afdelingsstructuur vanuit het HR-pakket aangeleverd. Omdat de koppeling werkt op basis van unieke codes en ID’s kunnen we die structuur nog steeds aanpassen. Hiervoor ondernemen we de volgende stappen:
- Importeer alle afdelingen
- Controleer of er op een hoofdniveau medewerkers lid zijn die tijd schrijven op dat niveau
- Zet de afdelingen uit in de instellingen van de HR-koppeling
- Per hoofdniveau maken we een nieuw “dummy-niveau” aan
- In dit voorbeeld is de oorspronkelijke afdeling A naar beneden geplaatst een nieuw “leeg” hoofdniveau aangemaakt.
- Omdat de koppeling op basis van het HRM ID werkt, worden de gegevens naar het lager gelegen team verstuurd.
In de koppelingsinstellingen worden de afdelingen niet dagelijks geïmporteerd omdat bovenstaande stappen dan elke dag teruggedraaid worden. Is er een organisatiewijziging? Dan kun je de afdelingen weer eenmalig aanzetten en dit corrigeren of je maakt de teams handmatig aan in Tim met de juiste HRM ID’s zodat Tim deze afdelingen herkent in de koppeling.