Met de OData-koppeling van TimEnterprise kun je de gegevens van InUitRegistraties in Excel ophalen. Met Power Query kun je vervolgens het aantal ingeklokte uren per locatie berekenen en hiervan een rapportage of grafiek maken.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een rapportage maakt waarbij je zelf de rapportagemaand kunt kiezen.

Let op: de locatie uit dit artikel is de locatie die bij het in- en uitklokken wordt geregistreerd. Dit is niet de locatie die in het weekbriefje wordt geregistreerd.

Doel
Na het volgen van deze stappen heb je een Excel-rapportage met bijvoorbeeld:

Locatie	Uren
Kantoor	125,50
Thuis	87,75
Locatie A	23,25

De rapportagemaand kan in Excel worden gewijzigd. Na het vernieuwen van de gegevens wordt de rapportage automatisch bijgewerkt.

Voorwaarden

Voor deze rapportage heb je nodig:

• een TimEnterprise-omgeving met een werkende OData-koppeling;
• Excel met Power Query;
• toegang tot de OData-gegevens van TimEnterprise;
• de collectie InUitRegistraties.

1: InUitRegistraties ophalen

Ga in Excel naar:
Gegevens → Gegevens ophalen → Uit andere bronnen → Uit OData-feed
Maak verbinding met de OData-service van de TimEnterprise-omgeving.
Selecteer vervolgens de collectie:

InUitRegistraties
De OData-gegevens worden hiermee beschikbaar gemaakt in Power Query.

2; De locatie uitvouwen
Dubbelklik in het venster Query’s en verbindingen op InUitRegistraties. Hierdoor wordt de Power Query-editor geopend.

Binnen InUitRegistraties staat de locatie als een Record.

Vouw de kolom locatie uit en selecteer:

Naam

Geef de nieuwe kolom bijvoorbeeld de naam:

locatie.naam

Filter vervolgens de regels waarbij locatie.naam leeg is.

3: De klokduur berekenen

De duur van een klokregistratie wordt berekend met het verschil tussen tijdstipUit en tijdstipIn.

Ga naar:

Kolom toevoegen → Aangepaste kolom

Gebruik:
[tijdstipUit] – [tijdstipIn]

Geef de kolom de naam:

Klokduur

Het resultaat is een waarde van het type Duur.

4: De klokduur omzetten naar uren

Maak opnieuw een aangepaste kolom via:

Kolom toevoegen → Aangepaste kolom

Gebruik:

Duration.TotalHours([Klokduur])

Geef de kolom de naam:

Uren

Hiermee wordt bijvoorbeeld:
• 08:30:00 → 8,5 uur
• 07:45:00 → 7,75 uur
• 06:15:00 → 6,25 uur

5: De uren per locatie optellen

Gebruik:

Start → Groeperen op

Stel dit als volgt in:
• Groeperen op: locatie.naam
• Nieuwe kolom: Totaalduur
• Bewerking: Som
• Kolom: Klokduur

Voeg daarna een aangepaste kolom toe:

Duration.TotalHours([Totaalduur])

Noem deze kolom:

Uren

Je hebt nu het totaal aantal ingeklokte uren per locatie.

Ga naar Start > Sluiten en laden.

Een rapportagemaand instellen

Je kunt de rapportage zo instellen dat de gebruiker zelf bepaalt welke maand wordt weergegeven.

6: Een rapportagemaand in Excel maken

Maak bijvoorbeeld een tabblad Instellingen.

Maak een tabel met één kolom:

Rapportagemaand

01-08-2026

Maak van dit bereik een Excel-tabel via:

Invoegen → Tabel

Geef de tabel bijvoorbeeld de naam:

tblRapportage

Zorg dat de waarde in Rapportagemaand het gegevenstype Datum heeft.

Standaard de vorige maand

Wil je standaard de vorige maand gebruiken? Gebruik dan in de datumcel:
=DATUM(JAAR(VANDAAG());MAAND(VANDAAG())-1;1)

De gebruiker kan deze datum daarna handmatig aanpassen om een andere maand te rapporteren.

7: De rapportagemaand als Power Query-query maken

Selecteer de tabel met de rapportagemaand en kies:

Gegevens → Van tabel/bereik

Geef de query bijvoorbeeld de naam:
pRapportageDatum

De query bevat één kolom:

Rapportagemaand

Zorg ervoor dat de Gegevenstype Datum/tijdtijdzone is via Start -> Gegevenstype.

Laad deze query als:

Alleen verbinding maken

8: De bestaande InUitRegistraties-query aanpassen

Open de query InUitRegistraties in Power Query.

Klik op Start > Geavanceerde editor.

Voeg vóór het filteren, uitvouwen en groeperen de volgende stappen toe:

RapportageDatum = pRapportageDatum{0}[Rapportagemaand],
EindDatum = Date.AddMonths(RapportageDatum, 1),
Filter vervolgens de InUitRegistraties op tijdstipIn:
#”Datum gefilterd” = Table.SelectRows(
InUitRegistraties_table,
each [tijdstipIn] >= RapportageDatum
and [tijdstipIn] < EindDatum
),
Vervang in de daaropvolgende stappen InUitRegistraties_table met #”Datum gefilterd”.

Je krijg mogelijk de melding .

Klik op doorgaan.

Wat doet dit?

Als Rapportagemaand bijvoorbeeld 01-08-2026 bevat, worden alleen registraties meegenomen vanaf:

01-08-2026 00:00

tot:

01-09-2026 00:00

Hierdoor worden alle klokregistraties van augustus meegenomen.

9: Rapportage vernieuwen

Wanneer de rapportage is ingericht, hoef je deze niet iedere maand opnieuw te maken.

Wijzig in Excel de waarde van Rapportagemaand en kies:

Gegevens → Alles vernieuwen

Power Query haalt de gegevens opnieuw op uit TimEnterprise en past automatisch de gekozen maand toe.

De tabel en de daarop gebaseerde grafiek worden daarmee bijgewerkt.

Voorbeeld

Staat in Rapportagemaand:

01-08-2026

dan toont de rapportage augustus 2026.

Verander je dit naar:

01-06-2026

dan toont de rapportage na Alles vernieuwen juni 2026.

Belangrijk

Deze werkwijze berekent de klokduur op basis van:

tijdstipUit – tijdstipIn

Een registratie die over de grens van twee kalendermaanden heen loopt, wordt op basis van tijdstipIn volledig aan de maand van het inklokken toegewezen. Als dergelijke registraties voorkomen en de uren over beide maanden moeten worden verdeeld, is hiervoor een andere berekening nodig.