Hoe open ik de auditlog?
De audit log is te bekijken via Bestand – Systeembeheer – Auditlog. Bij het openen van de auditlog maak je direct een keuze:
- Over welke periode moet de auditlog gaan?
- Moet de auditlog binnen Tim getoond worden of direct geëxporteerd worden?
Waar is de auditlog voor bedoeld?
Voor een accountant of een (interne) controle op de gegevens in Tim. Voor het controleren van vreemde waarden of data die ver uit elkaar liggen (datum waarover de uurverantwoording gaat vs de datum van invoer). De gegevens kunnen op twee manieren bekeken worden.
Via Tim: Via de Auditlog kun je de tabel openen en de gegevens handmatig benaderen en controleren.
Via een externe tool: Je kunt de auditlog exporteren en dan via een tool lezen die JSON-notatie kan lezen. Over het algemeen beschikken accountants over dit soort tools (een voorbeeld in het klein is https://www.diffnow.com).
Het is nu niet mogelijk in de auditlog snel op te zoeken per registratie wie de uren gefiatteerd heeft. Deze informatie staat wel vastgelegd en is dus wel terug te vinden in de auditlog, maar het is niet vooralsnog niet bedoeld om dat op deze manier (per registratie te gebruiken).
Wat wordt er vastgelegd in de auditlog?
Audit-logging (date/timestamp en gebruiker) van tijd-, kengetal-, onkostenregistratie in een timeline kunnen inzien. Dit kan zowel handmatig als een machine-leesbaar bestand (Excel-export). Deze data wordt o.a. gebruikt voor:
- Accountants willen kunnen zien wie welke registratie gefiatteerd heeft. Onze huidige administraties is daarvoor niet voldoende. Gaat over tijd-, kengetal-, onkostenregistraties.
- Accountants willen ook weten hoe betrouwbaar de invoer is. Daarom vragen zij soms om inzicht hoe lang het duurt tussen het werken en het vastleggen van de uren.
- De bovenstaande gegevens kunnen als input dienen voor leaderboards hoe snel iemand is met registreren / fiatteren
Van onderstaande handelingen wordt in Tim een (aparte) logging bijgehouden op de database;
- Invoeren
- Registreren (/verzenden)
- Fiatteren
- Ontfiatteren
- Registratiedatum terugzetten
- Exporteren
De volgende informatie is terug te vinden in een auditlogregel:
- Datum van invoer/wijziging
- Tijdstip van datum/invoer
- Gebruiker die invoer/wijziging doorvoert
- De eigenlijke wijziging (wat was het, wat is het)