Met de functionaliteit Feestdagen uitruilen kun je medewerkers de mogelijkheid geven om een officiële feestdag te ruilen voor een andere (optionele) dag. Binnen TimEnterprise wordt dit geregeld via:
- Een CAO-regel waarin wordt vastgelegd hoeveel feestdagen een medewerker per jaar mag ruilen
- Instellingen op verplichte roosterblokken om aan te geven welke feestdagen te ruilen zijn in dat jaar
- Optionele roosterblokken waarmee organisaties extra keuzefeestdagen beschikbaar kunnen maken
1. CAO-regel voor Feestdagen
Doel
Op een cao-regel wordt vastgelegd hoeveel feestdagen een medewerker maximaal mag ruilen binnen een jaar, en wordt inzicht geboden in daadwerkelijk geruilde feestdagen.
Instellen van de regel
Ga naar: Management → CAO → CAO-regels → Toevoegen
Een CAO-regel van het type Feestdagen bevat de volgende velden:
| Veld | Toelichting |
| Naam | Vrije omschrijving van de regel |
| Code | Korte code voor interne herkenning |
| Type regel | Feestdagen |
| Ingangsdatum | Startdatum waarop de regel geldt |
| Selecties | Selecteer op welke medewerkers of groepen de regel van toepassing is |
| Berekeningsinstellingen | Hier wordt vastgelegd hoeveel feestdagen geruild mogen worden |
Berekeningsinstellingen
De CAO-regel bevat één instelbaar veld:
- Maximaal te ruilen feestdagen
- Numeriek invulveld
- Standaardwaarde: 2
Dit bepaalt hoeveel feestdagen een medewerker per jaar maximaal mag ruilen.
Tabblad: Geruilde feestdagen
De CAO-regel bevat het tabblad Geruilde feestdagen. Hier worden alle ruilacties weergegeven die onder de regel vallen.
Het tabblad toont per ruilactie:
- Oorspronkelijke feestdag
- Datum van die feestdag
- Geruild naar (naam)
- Datum van de gekozen vervangende dag
- Medewerker (naam)
- Status van de aanvraag
Doel van dit tabblad
- Biedt overzicht van alle ruilingen binnen de organisatie
- Maakt controle eenvoudig (P&O / leidinggevenden)
- Toont ook aanvragen die nog niet zijn goedgekeurd (ruilverzoeken worden direct zichtbaar)
2. Feestdagen instelbaar maken via verplichte roosterblokken
Feestdagen worden in TimEnterprise vastgelegd als verplichte roosterblokken op de roostercategorie Feestdag. Deze blokken bepalen onder andere:
- roosterduur
- compensatieregels
- eventuele overwerkpercentages
- zichtbaarheid in de jaarkalender
Voor het ruilen van feestdagen zijn twee aanvullende instellingen te kiezen.
Instelling 1 — Feestdag ruilen toestaan
Optie op een verplicht blok – Feestdag ruilen toestaan
Op een verplicht blok verschijnt het vinkje:
- Feestdag ruilen toestaan
Wanneer dit is aangevinkt:
- Deze feestdag wordt zichtbaar in de lijst van ruilbare feestdagen voor medewerkers.
- Het blok kan worden ingeruild tegen een andere, toegestane feestdag.
Wat gebeurt er bij het ruilen?
Wanneer een medewerker een ruilverzoek indient:
- Het oorspronkelijke blok wordt omgedraaid met het blok van de gekozen feestdag.
- Hierbij worden álle gekoppelde instellingen overgenomen, zoals:
- roosterinstellingen
- overwerkinstellingen (bij feestdagen vaak afwijkend)
- compensatie-instellingen
- instellingen van het verplichte blok zelf
Afkeuring
Wanneer een leidinggevende het verzoek afkeurt:
- De volledige omruiling wordt ongedaan gemaakt
- De oorspronkelijke feestdag wordt automatisch hersteld
Directe zichtbaarheid
- Een ruilaanvraag wordt onmiddellijk getoond in het rooster en de bezetting
- Het hoeft niet eerst te worden goedgekeurd om zichtbaar te zijn
Instelling 2 — Optionele feestdag
Optie op een verplicht blok – Optionele feestdag
Op het roosterblok staat ook het vinkje:
- Optionele feestdag
Wanneer aangevinkt:
- Dit blok verschijnt als keuzemogelijkheid in de lijst van dagen waarnaar medewerkers mogen ruilen (bijvoorbeeld: keuzefeestdag, religieuze feestdag).
Relatie met verplichte blokken
- Een verplicht blok zonder het vinkje “Optionele feestdag” blijft een normale feestdag.
- Een verplicht blok telt alleen mee als vervangende optie als het daadwerkelijk als het daadwerkelijk door een medewerker gekozen is.
3. Persoonlijke feestdag-blokken
Wanneer een medewerker een feestdag ruilt naar een nieuwe feestdag die niet als optionele feestdag is gemarkeerd zoals hier boven beschreven is, wordt er een extra verplicht blok aangemaakt voor die specifieke medewerker.
Dit blok is in de beheerclient terug te zien via Management > Rooster en verlof > Roostercategorieën > Feestdagen > Verplichte blokken.
Instelling — Persoonlijk blok
Dit zijn verplichte blokken met de eigenschap Persoonlijke feestdag.
Kenmerken
- Het blok wordt aangemaakt specifiek voor één medewerker.
- Andere medewerkers kunnen dit blok niet kiezen.
- In Swing is dit blok zichtbaar en beheerbaar, maar:
- het vinkje Persoonlijke feestdag is niet aanpasbaar (read-only)
- het dient uitsluitend als herkenningslabel
Gedrag
- Het blok wordt alleen gebruikt voor ruiling die betrekking heeft op deze ene persoon.
- Wanneer een ruilverzoek wordt verwijderd:
- Het persoonlijke blok wordt automatisch verwijderd.
Relatie met optionele feestdag
- Als Persoonlijk = aan, dan wordt:
- Optionele feestdag = uit, en
- is optioneel ook disabled (kan dus niet worden aangezet)
- Als Optionele feestdag = aan, dan:
- worden alle andere blokvelden uit de UI verborgen (om onjuiste suggestie van vaste waardes te voorkomen)
Samenvatting van de werking
1. CAO-regel
- Bepaalt maximaal aantal toegestane ruilingen
- Bevat overzicht van alle ruilingen
2. Verplichte blokken
- “Feestdag ruilen toestaan” = medewerker mag deze feestdag ruilen
- Ruiling draait volledige instellingen om tussen beide dagen
- Afkeuren herstelt alles
3. Optionele feestdagen
- Extra keuzes waarnaar medewerkers mogen ruilen
- Ideaal voor keuzefeestdagen of vrije religieuze feestdagen
4. Persoonlijke blokken
- Worden aangemaakt voor één medewerker
- Alleen zichtbaar/bestemd voor die persoon
- Worden automatisch verwijderd bij verwijderen van het verzoek