Gaat je organisatie stoppen met tijdschrijven in Tim? Dan verlies je na de einddatum van het contract de toegang tot je omgeving. Haal daarom vóór die datum de gegevens eruit die je nog nodig hebt, bijvoorbeeld voor je accountant, HR of een eventuele controle. Onderstaande stappen voer je uit met de rechten van een applicatiebeheerder.

1. Bepaal wat je moet bewaren

Overleg met financiën en HR welke gegevens je nog nodig hebt en hoe lang. Denk aan geschreven uren en onkosten, verlofsaldo’s en -historie, personengegevens en de auditlog. Plan de exports ruim vóór de einddatum, zodat je ze kunt controleren.

2. Exporteer je rapportages

De snelste manier om uren, verlof en budgetten te bewaren is het exporteren van de rapportages die je nu al gebruikt.

1. Maak het rapport met de gewenste periode, bijvoorbeeld alle jaren waarover je gegevens wilt bewaren.
2. Kies in de beheerclient Bestand > Kopiëren naar bestand en selecteer PDF, tekst of Excel. In de webclient gebruik je Exporteer in de taakbalk.
3. Kies bij een matrix voor exporteren zonder hiërarchie als je de registraties als platte gegevens wilt bewaren.

3. Exporteer de tabellen met de tekst-export en -import

TimEnterprise heeft een generieke tekst-export en -import waarmee je de inhoud van een tabel, zoals personen, producten, afdelingen, afdelingslidmaatschappen of criteria, in bulk naar een CSV-bestand wegschrijft.

1. Ga naar Bestand > Importeren/Exporteren > Tekst > Batch tekst-import/export definities
2. Kies de tabel die je wilt exporteren en geef daarna aan welke velden je uit deze tabel wilt exporteren
3. Geef aan naar welk bestand de gegevens weggeschreven moeten worden en start de export. Tim vult het bestand automatisch met de gegevens uit de geselecteerde kolommen.
4. Herhaal dit voor elke tabel die je wilt bewaren.

Bij het stoppen met tijdschrijven gebruik je alleen de exportkant, om de gegevens als archief te bewaren. Het datamodel met alle tabellen, veldcodes en velden vind je via Bestand > Systeembeheer > Datamodel tonen.

Lees hier het kennisbankartikel over OData & het datamodel.

4. Draai een laatste financiële export

Gebruik je Tim om uren of onkosten door te geven aan je financiële pakket? Draai dan vóór de einddatum een laatste financiële export, zodat alle registraties tot en met de laatste periode in je financiële administratie staan.

5. Exporteer de auditlog

De auditlog bevat alle toevoegingen, wijzigingen en verwijderingen, met de oude en nieuwe waarde. Accountants gebruiken deze om te controleren of de uren echt zo zijn vastgelegd.

1. Ga naar Bestand > Systeembeheer > Audit Log.
2. Kies Exporteren, vul de begin- en einddatum in en geef de locatie op.
3. Tim maakt een CSV-bestand op die locatie.

Lees hier het kennisbankartikel over het auditlog.

6. Maak een volledig conversiebestand

Wil je de complete database veiligstellen? Met een conversiebestand sla je de hele inhoud van Tim op in één gecomprimeerd XML-bestand. Dit is geen leesbaar overzicht, maar wel een complete back-up.

Let op: alle gebruikers worden uitgelogd tijdens het maken van het bestand. Doe dit dus als laatste stap, wanneer niemand meer registreert.

• Zelf gehost (on-premises): open het serverconsole, ga naar Database > Database onderhoud en kies Conversiebestand maken. Het bestand komt in de map server\conversies.
• Online omgeving: neem contact op met Aenova om het conversiebestand te laten maken en aan te leveren.

Lees hier het kennisbankartikel over het maken van een conversiebestand.

7. Download de bestanden en controleer ze

In de Online omgeving komen alle exportbestanden in Bestand > Systeembeheer > Bestandsuitwisseling. Selecteer elk bestand en klik op Download. Open daarna elk bestand om te controleren of de periode en gegevens compleet zijn. Bewaar de bestanden op een veilige locatie binnen je eigen organisatie.

Wil je de data ook buiten Tim analyseren?

Via OData kun je gegevens laden in Excel of een BI-tool. Dit werkt alleen zolang de omgeving actief is. Gebruik het dus om vóór de einddatum een laatste dataset op te halen.

Hulp nodig bij het maken van een volledige export? Neem dan contact op met Aenova.