Tijdregistratie software die zich blijft verbeteren

TimEnterprise is tijdregistratie software waar veel organisaties in Nederland gebruik van maken. Het is een tool waar applicatiebeheerders van organisaties dagelijks mee werken, daarom vinden wij het belangrijk de software zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Dit houdt in dat er dus een hoop verandert. Uren registeren kan jij als medewerker gewoon gemakkelijk via een internet browser doen. Maar, voor elke organisatie is er ook een applicatiebeheerder die de “achterkant” van de software beheert. Verlofregistratie, fiatteren, budgetteren, plannen en sturen zijn een aantal handelingen die je gemakkelijk met TimEnterprise kan uitvoeren.

Je begrijpt dat het voor mensen die veel met deze tijdregistratie software bezig zijn, belangrijk is om op de hoogte te zijn van de kleinste tot de grootste verbeteringen. Dáárom organiseren wij jaarlijkse een klantendag. Om je even te introduceren kun je hieronder een korte sfeerschets zien van wat de klanten van de TimEnterprise klantendag 2019 vonden.

Tijd staat stil in een museum

Het viel ons op dat iedereen zo positief was over de prachtige locatie. De schitterende historische locatie die wij in Delft hebben uitgekozen is Museum Prinsenhof, een plek vol geschiedenis. De bezoekers werden door Daniëlle, Frank en Domenico ontvangen in de Waalsekerk. Dit is het oostelijke gedeelte van de 15e eeuwse kapel van het Sint-Agathaklooster, vandaag de dag is dit Museum Prinsenhof.

Onze bezoekers werden verrast met nóg een leuke en vooral originele begroeting. Twee prachtig ogende dames ontvingen onze bezoekers met de vraag: “mag ik jou even observeren en een complimentje geven?”. De Complimentenmeisjes schreven op een kaartje een loftuiting over de desbetreffende persoon. Wat kregen wij hier een hoop positieve reacties op! Bekijk hieronder een video van de Complimentenmeisjes om er een beeld bij te krijgen. Na koffie, thee en een met 10 jarig jubileum Aenova logo bedrukt petit four op te hebben, namen Hans en Eva plaats op de oude preekstoel voor een welkomstwoord.

TimEnterprise 2019.1

We verplaatsen ons met z’n allen naar een mooi versierde Van de Mandelezaal. Uiteraard met oog voor detail, zwart en geel zijn de toonaangevende kleuren van deze mooie dinsdag. Net zoals onze klanten houden we van gezelligheid, maar we nemen onze tijdregistratie software serieus. Hans en Tosca wisselen elkaar af op het podium om de serieuze zaken van de dag te bespreken. Tosca vertelt uitgebreid over de update van TimEnterprise, versie 2019.1. Zo is het nu mogelijk om roosters van collega’s te muteren, te koppelen met M3000 kloksysteem en zijn de suggesties vanuit Microsoft Outlook verbeterd. Dit zijn slechts een aantal voorbeelden. Door de drie grote schermen in de zaal kan Tosca niet alleen vertellen wat er verbeterd is, maar ook direct laten zien.

Nadat Tosca de update van het tijdregistratie systeem heeft besproken is het tijd voor het onderdeel van Hans. Aenova neemt de informatieveiligheid en privacy van haar klanten en medewerkers erg serieus. Afgelopen jaar is veel tijd gestoken in het voorbereiden en nog dit jaar behalen van een ISO 27001 certificering. Klanten waren hier erg tevreden over en vonden het een “veilig” gevoel dat wij daar zo mee bezig zijn.

Hans sluit af door het middag programma te introduceren. Tosca betreedt enthousiast een laatste keer het podium voor het pauze is. Ze vertelt het publiek over hoe er dit jaar op de superwens en klantwensen gestemd kan worden. Daar komen we later op terug.

Tijd heeft twee gezichten

Je kunt tijd zien als iets werkelijks, je kunt kijken naar je seconde wijzer en lekker de tijd aan je voorbij zien gaan. Maar tijd is kun je ook beleven, een goede film gaat voor je gevoel natuurlijk veel sneller dan bijvoorbeeld wachten op de trein. Dit is de insteek van ons middag programma. Directeur van Museum Prinsenhof, Janelle Moerman, luidt het middagprogramma in door een enthousiaste uitleg over de locatie en het museum waar de TimEnterprise klantendag 2019 wordt gehouden.

De bezoekers worden ingedeeld in groepen voor het middag programma. De eerste drie groepen bezoeken het rijk gevulde museum met onder andere exposities over; Willem van Oranje, Delfts Blauw en Delftse Meesters. De timing is perfect, er is nu tijdelijk in het museum ook een tentoonstelling te zien van het in Delft opgerichte Mojo. De andere drie groepen blijven in de Van de Mandelezaal voor verschillende activiteiten.

Elke groep mag 20 minuten aan de slag met elke activiteit. Om te beginnen met de support afdeling. Erik Jan en Frank hebben een support tafel opgebouwd om het over de nieuwe update van TimEnterprise te hebben. Tosca heeft uitgebreid uitgelegd wat er allemaal verbeterd is aan de tijdregistratie software. Het is dan wel zo gemakkelijk als het dan gelijk wordt gedemonstreerd. Ook kunnen er gelijk vragen gesteld worden. We hadden het al snel door dat mensen het ook gewoon leuk vinden om met de heren van support en consulting te praten, normaal gebeurt dit vaak via de telefoon.

Creativi – tijd

Tijd heeft twee gezichten, het gevoel van tijd is het thema waar Eva van Werkgeluklab op in speelt. Bij haar stand mogen de groepen knippen, plakken en schrijven op een leeg canvas. Hoe maak je tijdschrijven leuker? Welke activiteiten vind je wel leuk om te doen, welke weer helemaal niet? Bij welke activiteit vliegt de tijd voorbij en hoe kun je dit aangeven in de software? Wij zijn de hele dag op zoek naar feedback om ons tijdregistratie product zo compleet mogelijk te maken. Natuurlijk kunnen we dit gewoon vragen, maar wij vinden het veel leuker om dit op een creatieve manier te uiten. Door wetenschap te combineren met haar expertise geeft Eva de cursus werkgeluk. Zij houdt zich bezig met de vraag; ben jij gelukkig op werk?

De werkelijke kant van tijd, tijd registreren, daar houden wij ons mee bezig. Onze bezoekers ook. Dit zijn vaak applicatiebeheerders die dagelijks te maken hebben met TimEnterprise. Hans staat samen met kunstenaar Wout bij een glazen wand. Op die glazenwand een 4 meter breed, nu nog, leeg vel papier. We vragen de bezoekers in discussie te gaan over TimEnterprise en waar nog belangrijke verbeterpunten liggen. Niet alleen vanuit de visie van een applicatiebeheerder maar ook die van een eindgebruiker. We vragen ze ook om in de rol te kruipen van een manager die de software gebruikt en een projectleider die uren registreert voor projecten via TimEnterprise. Kunstenaar Wout van Getting the Picture tekent de hele discussie uit. Een plaat waar we trots op zijn. Zo trots, dat we hebben besloten om er een apart artikel over te schrijven. Ben je benieuwd naar het resultaat? Je ziet en leest het allemaal in terug in dit artikel.

Tijdregistratie software met customer service

Een vast onderdeel van onze jaarlijkse klantendag is de klantwens én de superwens! Elke gebruiker mag aan ons doorgeven wat een gewenste verandering is aan onze tijd schrijf software. Klanten mogen ons het hele jaar mailen en bellen en een suggestie doorgeven. Ook organiseren wij een KIS (klanten inspraak sessie) waarbij onze kerngebruikers langs komen op het kantoor om het over onze software te hebben. We nemen dit erg serieus en door jullie feedback stellen we elk jaar een lijst op. Deze klant wensen nemen we mee naar de klantendag. De bezoekers mogen hun stem uitbrengen op de favoriete klantwens. Dit proberen we elk jaar op een originele manier aan te pakken. Dit jaar, om in de museum sfeer te blijven, hebben wij gekozen om de klantwensen ten toon te stellen alsof het een expositie was.

Elke organisatie krijgt bij binnenkomst 5 stickers om te verdelen op de “schilderijen”. Om volledig in de sfeer van de locatie te blijven staat Willem van Oranje op de sticker afgebeeld met daarbij de tekst “ik Willem”. De top drie meest gekozen klantwensen worden opgenomen in het ontwikkelprogramma van TimEnterprise. De klantwens is een jaarlijkse terugkerend thema. We hebben ook even de tijd genomen om te vragen wat de bezoekers er nou precies van vinden. Daniëlle vraagt aan de bezoekers of zij bekend zijn met de klantwens en of ze al gestemd hebben. Je kan het zien in de video hieronder.

Klantwens nummer 16

Op de tafels lagen allemaal gekleurde enveloppen. Hierin zat een klein formulier waarop je een naam, organisatie en een favoriete klantwens mocht invullen. Je had de hele dag de tijd om er over na te denken en om het op te hangen aan onze wensboom. Aan het einde van de dag zal er een kleur gekozen worden. Daarna wordt er zonder te kijken een willekeurige envelop uit de boom getrokken. De wens die verstopt in de envelop zit, wordt gerealiseerd in de volgende update van TimEnterprise. De zogenaamde “Superwens”.

De superwens 2019 is gewonnen door Paulien van Waterschap Limburg! Zij heeft gekozen voor klantwens nummer 16. Voor de Tim-kenners, het gaat om: “Als afdelingsmanager binnen een organisatie waarin projectgebonden uren gefiatteerd worden wil ik graag bij het fiatteren van mij “resturen” toch het totaaloverzicht van geschreven uren zien van mijn medewerkers omdat ik nu geen totaaloverzicht van de geschreven uren heb.” Het wensbriefje van Paulien is de dag na de klantendag gelijk op het bureau van de ontwikkelaars gegooid en wordt meegenomen in de volgende update van het tijdregistratie programma TimEnterprise.

10 jarig jubileum van Aenova

Hans en Tosca sluiten de dag af door iedereen te bedanken voor zijn of haar komst en de deelname. Natuurlijk is er nog ruimte voor een borrel. We verplaatsen ons naar de Waalsekerk waar we nog een drankje kunnen doen. We hebben onze bezoekers ook nog even gevraagd wat ze nou eigenlijk van Aenova vinden. Daniëlle vroeg onze klanten: “Hoe zou jij Aenova omschrijven?”.

Bij het afscheid nemen geeft Daniëlle nog een klein presentje, een zakje echt Hollands snoep. Want naast museum Prinsenhof zit een klein, ambachtelijk winkeltje waar dit snoep nog wordt verkocht. Niet alleen een hit bij de bezoekers, ook wij van kantoor hebben de “overgebleven” zakjes maar meegenomen naar kantoor.

Het was een prachtige dag! Op naar de volgende 10 jaar Aenova. Maar, nu rest er nog maar één vraag, kom je volgend jaar weer?

#meerwaardeuittijd